Navegar hasta las anotaciones
Observamos cuando hemos entrado en la aplicación un menú lateral izquierdo con un apartado llamado «L.I.D.» que debemos clicar, y se desplegará un submenú donde clicaremos en «Listado L.I.D.» para que así nos lleve a una pestaña donde nos muestra todas las obras en las que se nos ha asignado como «Agentes de la Obra».
Al navegar hasta esta pestaña se mostrará un listado con información de las obras que se ve tal que así.
Para acceder al «Libro de Incidencias» clicaremos en el primer botón desde la izquierda que tiene el icono de un ojo.
Donde se mostrarán todos los datos relacionados con el libro, y la obra. En la parte superior veremos una serie de botones para navegar hacia las distintas funciones que se pueden realizar.
El campo marcado con un recuadro rojo, contiene el CSV que se puede verificar y ver el estado del libro en el apartado de «Verificar». (ver el apartado aquí http://icolegia.ihabiteformacion.es/l03-01-01-verificar-csv-l-i-d/)
Finalmente clicaremos en el primer botón desde la izquierda que pone «Anotaciones» donde veremos un listado con las anotaciones que se han realizado en el libro y 2 botones, uno para volver al listado de anotaciones y otro para crear una nueva anotación.
Crear una nueva anotación
Tenemos la posibilidad de crear tantas hojas como queramos, no existe un límite específico, por lo tanto se pueden crear tantas como necesitemos.
La capacidad de modificar los datos y los archivos adjuntos, residirá únicamente en la persona que realice la anotación, ya sea un agente o un coordinador. Sin embargo, el proceso de solicitar las firmas(se explica más adelante) únicamente lo tendrán disponible los coordinadores.
Deberíamos clicar en el 2º botón que vemos en la imagen superior, que pone «Nueva Anotación» el cual nos llevará a una nueva pestaña de la anotación donde se quedará registrado que somos nosotros como agentes los que estamos creando la anotación.
Ya dentro de la Anotación, observamos varios campos, como la fecha, que se pone automática, el agente que la realiza que se rellena automáticamente con el agente de la obra que la cree o si la crea el coordinador. Un listado con los agentes de la obra, que podemos añadir como «Agentes Informados/Firmantes» si queremos que formen parte de la Anotación le pincharemos al botón azul con un icono de «+» a la izquierda de cada agente en la tabla(por defecto añade al coordinador y a nosotros como agente). En la siguiente imagen observaremos qué sucede cuando se añade un Agente como Informante/Firmante.
Observamos cuando clicamos en añadir que aparece en la tabla de abajo con su nombre, su rol, una casilla aparentemente vacía y un botón para retirarlo de esta tabla. Así es como por defecto aparecen. Si el coordinador requiere nuestra firma como agente en la hoja, nos saldrá un botón para firmar(se explica más adelante).
Continuando con la creación de una anotación, observamos más campos debajo de la tablas, que son «Hoja Libro de Incidencia» donde se redactará lo necesario, un campo donde se pueden agregar los emails de invitados separados con comas, notas que se puedan añadir o tomar sobre la Anotación y un campo para añadir un enlace de archivos compartidos.
«Hoja Libro de Incidencia» si queremos hacer referencia en el texto a algún agente de la obra, podemos escribir una abreviación del rol precedida de un @ y nos escribirá CUANDO GUARDEMOS todos los agentes que estén en la obra con ese rol asignado(podemos quitar los otros y solo referirnos al queremos y le damos otra vez a guardar para que se actualice). El listado de las abreviaturas para cada rol es este:
- Coordinador -> @coordinador
- Otro Coordinador -> @otro_coordinador
- Directo de Obra -> @do
- Directo de Ejecución Material-> @dem
- Contratista -> @contratista
- Subcontratista -> @subcontratista
- Proyectista -> @proyectista
- Autor del Plan de seguridad -> @autor_planseguridad
- Autor del Estudio/EBSS -> @autor_estudio
- Autor del Encargo -> @autor_encargo
- Jefe de Obra -> @jefe_obra
- Jefe de Seguridad -> @jefe_seguridad
- Técnico G.T.P -> @tecnico_gtp
- Recurso Preventivo -> @recursopreventivo
- Comité, Vigilante o Repr. Trabajadores -> @com_vig_repre
- Autónomo -> @autonomo
- Otro -> @otro_rol
Para poder guardar una Anotación es obligatorio rellenar el texto de la Hoja como tal, sino la aplicación no dejará que se guarde. Cuando ya tengamos el texto preparado y todos los agentes de la forma que queramos, debemos darle a «Guardar», la primera vez que se cliqué nos notificará con un correo electrónico a nosotros como agente y al coordinador que se ha realizado una anotación en el libro de incidencias. Las siguientes veces no notifica.
Antes del envío de la anotación, el Coordinador tendrá la posibilidad de «Anular la Hoja» en base a los criterios que considere oportunos. La Anulación de la hoja implica que no figure en el Libro final y que no se puedan añadir ni modificar datos, solo ver el borrador para el agente y para el coordinador.
Documentos de la Anotación
Una vez guardada la anotación se habilita un botón en la parte de arriba de la anotación.
Una vez clicamos en el botón marcado en la imagen superior, nos desplazaremos al siguiente formulario (podremos volver en todo momento a la anotación) donde observamos una tabla en el centro donde se irán mostrando los documentos, imágenes adjuntos y los croquis dibujados a mano, y en la parte derecha el panel de herramientas se mantiene con la misma funcionalidad.
Adjuntar Archivos a la Anotación
Cuando cliquemos en el botón de «Adjuntar» se nos abrirá una ventana en el navegador que nos permitirá subir 5 archivos a la vez, donde podemos seleccionar el tipo de archivo entre «Documento» e «Imagen» obligatorio elegir una de las 2, en «Observaciones» podemos redactar en caso necesario un texto que nos ayude a explicar el documento y el por qué se adjunta. Y en «Archivo» clicaremos para seleccionar el archivo que queremos adjuntar. Importante tener en cuenta que solo se podrán subir un total de 10 documentos y 10 imágenes por cada anotación.
En caso de subir imágenes desde el móvil, se puede abrir directamente la cámara y hacer una foto.
Una vez tengamos todo completo con los archivos que necesitemos, debemos clicar en adjuntar, automáticamente aparecerán registros en la tabla.
Dibujar un Croquis
Para dibujar un croquis, debemos clicar en el botón que pone «Dibujar Croquis» y nos abrirá una ventana en el navegador con un lienzo en blanco y una serie de botones. Dibujaremos lo necesario y en caso de querer registrarlo procederemos a darle al botón «Confirmar».
Al darle a confirmar, se adjuntará automáticamente como «Documento en la Anotación».
Las imágenes adjuntas y los croquis se puede visualizar dentro de la aplicación con el botón azul con icono de «ojo», mientras que si es un documentos se descargará. Así como también podemos borrar los documentos con el botón de «Eliminar Documento».
Firmar la Hoja
Si ese botón está habilitado en la tabla de «Agentes Informados/Firmantes» significa que el coordinador requiere nuestra firma y podríamos firmar la hoja clicando. Nos llevaría a otra ventana donde debemos realizar nuestra firma y darle a «Firmar». Es posible que para la solicitud de la firma nos haya llegado un correo pidiéndonosla enviado desde la aplicación por el coordinador.
Una vez hayamos firmado el botón lo indicará y se pondrá de color verde. Tendremos posibilidad clicando de nuevo de ver nuestra firma y si no nos convence se puede borrar y firmar de nuevo.
FUNCIONES DISPONIBLES
En este apartado procedemos a saber qué se puede hacer con una anotación.
Botón «Borrador» su funcionalidad es que nos genera y descarga un documento pdf que nos puede servir como PREVISUALIZACIÓN de cómo quedará la Anotación antes de comunicarla o clicar en el botón «Hoja en PDF».
Botón «Enviar» mandará un correo al coordinador diciendo que hemos decidido enviar la anotación al coordinador para que éste siga con los procesos correspondientes.
Se habilitará cuando el Coordinador cree el acta de la Anotación y nos permitirá descargar el documento «oficial» de la Anotación en el Libro de Incidencias.