Visitas a la Obra
Si queremos registrar las visitas que se realizan a la obra, tenemos que desplazarnos al apartado correspondiente, hay muchas formas de acceder, pero las más recomendada(y rápida) es desde la gestión del libro de incidencias. Desde el menú lateral izquierdo clicaremos en «L.I.D.» y luego en «Listado L.I.D.».
Una vez estemos en el listado de los Libros de incidencias nos posicionaremos en el que queramos y le daremos al 2º botón de izquierda a derecha como indica la siguiente imagen.
Una vez dentro del apartado de reuniones correspondiente veremos en la barra superior una serie de botones, de izquierda a derecha, el primero nos llevará a la gestión del libro de incidencias, el segundo nos llevará a la CREACIÓN DE UNA VISITA/REUNIÓN, el tercero nos llevará a los agentes de la obra y el cuarto y último nos llevará al apartado de Notificaciones.
En el centro observamos una tabla con todas las visitas y reuniones.
Crear una Visita
Tenemos la capacidad de crear/realizar tantas visitas como queramos, no existe un límite específico, por lo tanto se pueden hacer tantas como necesitemos.
Primero debemos de clicar en el 2º botón con nombre «Nueva Visita/Reunión», una vez dentro primero que nada en el primer campo desplegable seleccionamos el tipo de acta que vamos a realizar, en este caso una visita y continuamos rellenando todos los datos.
Luego continuamos seleccionando el modelo de acta que queremos usar (para saber más sobre los modelos ir a http://icolegia.ihabiteformacion.es/l01-04-01-actas/) observaremos que nos salen varias opciones, sin modelo donde podremos escribir algo totalmente desde 0, las que hemos modificado, las preestablecidas(sin modificar) y las que hemos creado nuevas individuales.
Como campos obligatorios tenemos la ubicación, fecha y la hora de empezar, en materia de más campos, es muy similar a las Anotaciones del Libro de incidencias (para ver más sobre las Anotaciones ir a http://icolegia.ihabiteformacion.es/l01-04-02-anotacion/).
En el centro observamos 2 tablas de agentes, un listado con los agentes de la obra, que podemos añadir como «Agentes Informados/Firmantes» si queremos que formen parte de la Visita le pincharemos al botón azul con un icono de «+» a la izquierda de cada agente en la tabla. En la siguiente imagen observaremos qué sucede cuando se añade un Agente como Informante/Firmante.
Observamos cuando clicamos en añadir que aparece en la tabla de abajo con su nombre, su rol, una casilla aparentemente vacía y un botón para retirarlo de esta tabla. Así es como por defecto aparecen. Si requerimos la firma del agente en la visita, deberemos clicar en la casilla de Solicitar Firma que es la que aparentemente está vacía, y cuando guardemos la visita, se habilitarán 2 botones en la casilla de firmar, uno para firmar y otro para solicitar su firma mediante un correo electrónico(quedará registro de que su firma ha sido solicitada mediante un correo).
En el momento que el botón de firmar se vea de esa forma, en caso de estar con el agente en ese momento tendremos la posibilidad de que firme en la visita(desde la vista de agente, solo podrá realizar su firma).
En el momento que le demos a firmar se guardará la firma en caso de ser la nuestra como coordinadores o si estuviésemos con el agente y la firme ÉL. Cuando volvamos a la información de la anotación, en la tabla se verá así:
Dentro de «Datos específicos« del acta, se rellenará con el texto que corresponda con el modelo de acta que queremos usar, podemos modificar el texto dentro de la visita como queramos (se modifica para ESTA VISITA y no modifica el predeterminado) si queremos hacer referencia en el texto a algún agente, aquí está el listado de las abreviaturas para cada rol:
- Coordinador -> @coordinador
- Otro Coordinador -> @otro_coordinador
- Directo de Obra -> @do
- Directo de Ejecución Material-> @dem
- Contratista -> @contratista
- Subcontratista -> @subcontratista
- Proyectista -> @proyectista
- Autor del Plan de seguridad -> @autor_planseguridad
- Autor del Estudio/EBSS -> @autor_estudio
- Autor del Encargo -> @autor_encargo
- Jefe de Obra -> @jefe_obra
- Jefe de Seguridad -> @jefe_seguridad
- Técnico G.T.P -> @tecnico_gtp
- Recurso Preventivo -> @recursopreventivo
- Comité, Vigilante o Repr. Trabajadores -> @com_vig_repre
- Autónomo -> @autonomo
- Otro -> @otro_rol
Para que se actualice con el nombre correspondiente deberemos Guardar la visita(si solo queremos 1 nombre, podemos borrar los otros).
Si seguimos bajando encontramos un campo por si queremos añadir alguna nota a la visita, un campos para los emails de los invitados(las comunicaciones por email les llegarán) y un campos para añadir un enlace de archivos adjuntos.
Una vez tengamos todo lo necesario de nuestra Visita, procederemos a darle al botón «Guardar» del panel de herramientas. 
Documentos
Una vez guardada la visita se habilita un botón en la parte de arriba del formulario.
Una vez clicamos en el botón marcado en la imagen superior, nos desplazaremos al siguiente formulario (podremos volver en todo momento a la visita) donde observamos una tabla en el centro donde se irán mostrando los documentos, imágenes adjuntos y los croquis dibujados a mano, y en la parte derecha el panel de herramientas se mantiene con la misma funcionalidad.
Adjuntar Archivos a la Visita
Cuando cliquemos en el botón de «Adjuntar» se nos abrirá una ventana en el navegador que nos permitirá subir 5 archivos a la vez, donde podemos seleccionar el tipo de archivo entre «Documento» e «Imagen» obligatorio elegir una de las 2, en «Observaciones» podemos redactar en caso necesario un texto que nos ayude a explicar el documento y el por qué se adjunta. Y en «Archivo» clicaremos para seleccionar el archivo que queremos adjuntar.
En caso de subir imágenes desde el móvil, se puede abrir directamente la cámara y hacer una foto.
Una vez tengamos todo completo con los archivos que necesitemos, debemos clicar en adjuntar, automáticamente aparecerán registros en la tabla.
Dibujar un Croquis
Para dibujar un croquis, debemos clicar en el botón que pone «Dibujar Croquis» y nos abrirá una ventana en el navegador con un lienzo en blanco y una serie de botones. Dibujaremos lo necesario y en caso de querer registrarlo procederemos a darle al botón «Confirmar».
Al darle a confirmar, se adjuntará automáticamente como «Documento en la Visita».
Las imágenes adjuntas y los croquis se puede visualizar dentro de la aplicación con el botón azul con icono de «ojo», mientras que si es un documentos se descargará. Así como también podemos borrar los documentos con el botón de «Eliminar Documento».
FUNCIONES DISPONIBLES
Vemos que en el panel de herramientas se han habilitado más botones.
Se procede a explicar la funcionalidad de cada uno de los botones:
Botón «Borrador» su funcionalidad es que nos genera y descarga un documento pdf que nos puede servir como PREVISUALIZACIÓN de cómo quedará el acta de Visita antes de comunicarla o clicar en el botón «Acta en PDF».
Botón «Solicitar Firmar« las firmas de los Agentes Firmantes QUE NO SE LES HAYA SOLICITADO AÚN su firma mediante un correo electrónico.
Botón «Comunicar» como su nombre indica, comunicará a todos los agentes informantes/firmantes, a los invitados, de que se ha realizado una visita a la obra mediante un correo electrónico(también le llega el correo al coordinador) además genera el documento en pdf del Acta de Visita y lo adjunta en el correo, y también se añaden todos los documentos adjuntos en el email.
Botón «Acta en PDF» es importante ya que las formas para que se genere «oficialmente» el Acta de Visita son mediante el botón de comunicar y este botón. Una vez lo cliquemos nos generará un documento en pdf donde recogerá todos los datos que hemos introducido en el Acta de Visita, los datos de la obra, las personas que hayan firmado con sus firmas, las que no hayan firmado, el texto del acta, TODAS LAS IMÁGENES con las observaciones escritas y CROQUIS.