Administrar Canal de denuncias:
Se informará a cada colegio del usuario y contraseña por defecto para el administrador de canal de denuncias, a la persona designada para ello, asesor jurídico, etc… debéis seleccionar el perfil Adm. Canal Denuncias.
El administrador del canal deberá ser la persona que recoja y realice el seguimiento de las denuncias recibidas.
CAMBIO DE CONTRASEÑA:
Es imprescindible cambiar la contraseña para poder activar el formulario de solicitud, desde el menú lateral + Mi perfil + Cambio Contraseña.
Antes de Activar el formulario público del canal de denuncias, debéis guardar los siguientes datos, en el menú Canal Denuncias +
- PROCEDIMIENTO A SEGUIR.
- CABECERA DEL FORMULARIO DE SOLICITUD.
- TEXTOS RGPD DEL FORMULARIO DE SOLICITUD.
- EMAIL DEL LA PERSONA QUE RECIBIRÁ LOS DATOS DE DENUNCIA. ADMINISTRADOR DEL CANAL. P. ej, Asesor jurídico.
Debéis también activar el canal para que el formulario de solicitud de denuncia sea visible al público en general, rellenar los correspondientes datos y pulsar GUARDAR.
Cada campo es un editor de texto html con el que podréis cambiar el estilo de texto, insertar vínculos, etc…
Una vez ya está activo, el formulario de solicitud estará activo y público para que cualquier persona pueda ejercer su derecho de denuncia, incluso anónima.
La URL pública del formulario de solicitud la podéis publicar en vuestra página web corporativa accesible públicamente, sin credenciales. Esta URL será diferente para cada colegio y será similar a: https://icolegia.sudominio.com/canal_denuncias/solicitud
La URL pública del procedimiento la podéis publicar en vuestra página web corporativa accesible públicamente, sin credenciales. Esta URL será diferente para cada colegio y será similar a: https://icolegia.sudominio.com/canal_denuncias/procedimiento
La URL pública para la verificación del CSV (comunicado al denunciante en el momento de enviar el formulario de solicitud de denuncia) la consulta de los datos de la misma, la podéis publicar en vuestra página web corporativa accesible públicamente, sin credenciales. Esta URL será diferente para cada colegio y será similar a: https://icolegia.sudominio.com/canal_denuncias/csv_denuncia
Desde el menú lateral + Ver procedimiento / Ver Formulario de solicitud es posible ver como se han configurado.
LISTADO DE DENUNCIAS:
Cuando se recoge una denuncia a través del formulario de solicitud, llega un correo electrónico con los datos de la denuncia al correo electrónico configurado en el apartado Administrar Canal, además queda recogido en la base de datos de icolegia y accesible solamente por el administrador del Canal en el menú lateral + Listado Denuncias.
Desde el botón 
podrá acceder a los datos recibidos de la denuncia, en la primera pestaña:
DATOS DE LA DENUNCIA:
Cada denuncia está identificada por un CSV único, el cual se le informa al denunciante en el mismo momento de formalizar la denuncia y para su posterior consulta de estado de la misma.
En la segunda pestaña, podrá consultar el fichero enviado por el denunciante, en su caso. También se podrá subir cualquier tipo de archivo para que el denunciante pueda consultarlo.
IMPORTANTE: Hay que tener en cuenta que cualquier fichero subido será visible por el denunciante.
DOCUMENTOS DE LA DENUNCIA:
ADMINISTRAR DENUNCIA. RESPUESTA AL DENUNCIANTE.
Desde esta tercera pestaña, el asesor jurídico o persona encargada de administrar el canal de denuncias podrá registrar las actuaciones desarrolladas y/o las medidas adoptadas, siempre dentro de los plazos establecidos por ley.
Para cerrar una denuncia, deberá de añadir una fecha de cierre.
Es posible enviar estos datos por email al denunciante solo si así lo indicó de manera expresa en el formulario de solicitud de denuncia.
FECHA ELIMINACIÓN AUTOMÁTICA DE LA DENUNCIA
Debido a la normativa en materia de protección de datos, indicada en el artículo 24 de la LOPDGDD, por el que los datos deban suprimirse de los sistemas de la entidad en el plazo de tres meses, hemos habilitado un nuevo campo de fecha para poder modificar la fecha en la que se eliminará el registro de la denuncia. Por defecto, son 90 días, si se quiere ampliar el plazo, porque el motivo de la renuncia así lo requiere, el administrador del canal debe ampliar la fecha. Dicha tarea de borrado quedará registrada en la tabla logs de icolegiadesktop con el CSV que se generó al dar de alta la solicitud de denuncia. No obstante, en el correo electrónico del administrador del canal habrá una copia de la denuncia, si el mismo no lo eliminó.
VERIFICACIÓN CSV DENUNCIA
La URL pública para la verificación del CSV (comunicado al denunciante en el momento de enviar el formulario de solicitud de denuncia) la consulta de los datos de la misma, la podéis publicar en vuestra página web corporativa accesible públicamente, sin credenciales. Esta URL será diferente para cada colegio y será similar a: https://icolegia.sudominio.com/canal_denuncias/csv_denuncia
